こまったくん
Jシス レッド電話の主装置の一部基盤やFAX機が故障した際に買い替えせずに暫定対応出来るようにする。
ビジネスフォンの主装置の一部基盤やFAX機が故障した場合、買い替えとなると大きな出費となります。
特に主装置の場合、老朽化した製品だと交換用の基盤が手に入らないという事も考えられます。その場合、主装置全体のリプレイスという事になりますが、複数電話番号を運用している場合、稼働中の基盤も含めて全て新規購入となる為、想像以上の経費がかかる事になります。
このような場合に、条件次第とはなりますが、機材の買い替え以外で対応できる方法をご提示したいと思います。
主装置の一部基盤が故障した場合の対応方法
例えば複数拠点の電話番号をコールセンターでまとめて受電している場合に、1拠点分の転送先で使用している基盤が故障したとします。
こういった場合に、ボイスワープやArcstar IP Voiceの転送機能を使って、余っている電話番号に転送する事で現状の設備のまま受電できるようになります。
ここで言う、余っている電話番号というのは、ビジネスフォンで「電話番号が設定されているが使われていないボタン」、「複数チャネル(複数回線 同時着信できる契約)利用可能な電話番号が設定されているボタン」の事を指します。
「電話番号が設定されているが使われていないボタン」を使う
もし、こういったボタンが存在しているのであれば、このボタンに登録されている電話番号宛に転送するのが確実です。
ただし、転送先のチャネル数には注意しましょう。チャネル数とは同時に着信できる回線数の事です。
チャネル数が1つの場合は着信は1回線のみ、チャネル数が2の場合は同時に2つまで、チャネル数が５つの場合は同時に5つまで着信する事が可能です。
例えば故障した転送元の電話番号をA、転送先をBとします。
Aが１チャネル、Bが２チャネルの場合、Aに着信があった場合、Bに転送されます。
この後、Bで着信した場合、２チャネル使用した事になりますので、３つめの着信はAでもBでも出来ず、話し中となります。
「複数チャネル(複数回線 同時着信できる契約)利用可能な電話番号が設定されているボタン」を使う
もし、利用していないボタンがない場合は、複数チャネルが利用可能な電話番号が設定されているボタン宛に転送しましょう。
チャネルの注意点
上記の説明で察しがついた方もいらっしゃるかもしれませんが、注意点として必ず、転送元より転送先の方がチャネルが多い事を前提としましょう。
もし、転送元の方がチャネルが多い場合、全てのチャネルが埋まってしまい、転送先で着信出来ない可能性が出てきます。
例えば、転送元Aが２チャネル、転送先Bが１チャネルだった場合、Aに２つ目の着信があっても、転送先のBが1チャネルだけの為、2つ目は着信できません。
FAX機が故障した場合の対応方法
この場合は、もう1台FAX機があれば、そちらにボイスワープを使って転送する事が可能です。ボイスを冠したサービス名ですが、実はFAXの転送にも利用可能です。
ただし、理論上は可能ですが、FAX機の種類などにより出来ない場合もあるという事で、NTTとしては推奨していないようです。
ちなみに私は実際にボイスワープで転送に成功した事があります。
FAX転送時の注意点
FAXの転送は実際の転送経路がわかりづらくなります。
具体的に言うと、それぞれ、A、B、CというFAX番号があるとします。
AのFAX機が故障した為、Aに届いたFAXは全てBのFAX機に転送するよう設定をしました。
実際にCからAにFAXが届くとBに転送されます。しかし、この場合CからAを経由してBに転送されたという事が紙面上わからない為、送信元でどこ宛のFAXなのか判断する必要が出てきます。
例えば、送信元がある程度固定であれば、電話帳に登録したり、顧客先に事前に説明をし、紙面上に宛名を記載してもらうような運用が必要になります。
ボイスワープを使った転送設定の仕方
恐らく同じ内容かと思いますので、NTT西日本マニュアルのマニュアルの方がわかりやすいかと思います。
一応、簡単にご説明します。
転送先の電話番号を設定する
- ダイヤル142を押す。
- ダイヤル2を押す。
- 転送先電話番号をダイヤルで入力する。
- ダイヤル1を押す。
- 完了。
無条件転送を設定する
- ダイヤル142を押す。
- ダイヤル1を押す。
- ダイヤル1を押す。
- 完了。
着信と同時に転送先へ転送する設定。
その他に無応答転送や話し中転送等の設定がある。詳しくはマニュアルを参照。
転送を終了する方法
ちなみに転送を終了する方法は以下の通りです。
- ダイヤル142を押す。
- ダイヤル0を押す。
- 完了。
あとがき
ご紹介したように条件次第では、新しい機材の追加や修理をせずに対応する事が可能ですので、ご状況に合わせてご判断いただければと思います。
ちなみに転送という手段ではなく、インターネットに接続された環境からFAXの送受信をクラウド上に行えるサービスもありますので、運用や予算に問題がなければこちらもご検討いただければと思います。